Com organização é possível promover ótimos eventos

Cada comissão deve cuidar de um conjunto de tarefas que lhe foram designadas

Dependendo do tamanho do evento, é necessário que o organizador trabalhe com uma equipe de coordenadores, que atuarão no momento da execução do projeto. Esse pessoal é dividido em equipes de trabalho, responsáveis por tarefas específicas que fazem parte da realização do evento.

Inicialmente, é preciso nomear o coordenador geral, para supervisionar o trabalho das equipes. Esse deve ser uma pessoa organizada, ter facilidade de expressão e estar preparado para solucionar imprevistos, tomar decisões e relacionar-se com diversos tipos de pessoas.

O coordenador geral, juntamente com outros participantes, convida integrantes para compor as equipes de trabalho ou comissões. Essas serão responsáveis por tarefas específicas do planejamento. Assim, cabe a cada comissão cuidar de um conjunto de tarefas que lhe foram designadas.

No curso Planejamento e Organização de Eventos, elaborado pelo CPT - Centro de Produções Técnicas, o professor Antônio Máximo Borba dá uma dica interessante "é importante, na etapa de execução do evento, utilizar mapas, fichas, cronogramas e programações para coordenar as ações de todo o pessoal que trabalha no evento, para que todas as atividades sejam executadas dentro do prazo. Esses instrumentos são úteis, também, para fornecer dados para a confecção do relatório final do evento."

Após a realização, é feita uma avaliação do mesmo, por meio de uma análise crítica, da verificação do grau de satisfação dos participantes, da eficiência dos serviços prestados e dos resultados obtidos. O relatório é um balanço final, elaborado pelos coordenadores. É um importante instrumento que irá auxiliar na realização dos próximos eventos.

http://www.youtube.com/watch?v=z3AAhBI3cPo