Sistema de reservas em hotéis: reserva individual e em grupo

Ao fazer reserva para um grupo, ou seja, um número de apartamentos igual ou superior a cinco, é preciso tomar um cuidado especial no momento de realizar o registro, pois está sendo envolvido um número maior de unidades e de pessoas. Geralmente, as negociações envolvem mais de um contato entre o

Combine antecipadamente para que o check-in do grupo seja feito separadamente para que não haja congestionamento na recepção

é preciso requisitar a garantia da reserva do grupo através de um depósito antecipado

Em grupo

Ao fazer reserva para um grupo, ou seja, um número de apartamentos igual ou superior a cinco, é preciso tomar um cuidado especial no momento de realizar o registro, pois está sendo envolvido um número maior de unidades e de pessoas. Geralmente, as negociações envolvem mais de um contato entre o coordenador do grupo e o encarregado da reserva do hotel.

É preciso conhecer o tipo de grupo e sua proveniência; comunicar ao coordenador as normas do hotel; estabelecer um prazo limite para envio da posição final do grupo; pedir ao coordenador que faça uma lista contendo os nomes e sobrenomes de cada membro e sua distribuição nos apartamentos. Deve ser repassado ao coordenador o que o hotel oferece ao grupo, como cortesia.

Também, é preciso requisitar a garantia da reserva do grupo através de um depósito antecipado até certa data e providenciar a assinatura de um contrato entre o hotel e o coordenador, onde constarão todos os itens referentes à hospedagem combinada.

Depois de definidos todos os itens, o atendente de reservas deve fazer o Instrutivo do Grupo, que se trata de um relatório contendo os tipos de apartamentos reservados, a distribuição dos hóspedes, informações sobre a forma de pagamento, nome do coordenador do grupo, refeições a serem servidas etc. Esse Instrutivo deve ser distribuído para todos os setores do hotel envolvidos, como recepção, governança, restaurante, telefonia e financeiro.

Combine antecipadamente para que o check-in do grupo seja feito separadamente, para não congestionar a recepção.

Individual

Os dados solicitados para reserva individual são:

sobrenome e nome do hóspede;

endereço, fax, telefone e e-mail do hóspede;

nome de quem solicitou a reserva, ou da empresa, se for o caso;

telefone, fax e e-mail da pessoa que solicitou a reserva;

meio utilizado para fazer a reserva;

data de entrada, de saída e horário de chegada;

tipo de apartamento solicitado;

quantidade de apartamentos a serem utilizados;

número de crianças e de adultos;

valores e tarifas cobrados;

forma de pagamento (se for reserva garantida, com cartão de crédito, deve-se solicitar o número do cartão, a data de vencimento e o código de segurança);