Como Montar uma Empresa de Eventos - Equipe de Trabalho

Saiba como organizar uma boa equipe de trabalho para sua Empresa de Eventos.

Qualquer empresa que deseja obter sucesso, independente de ramo, precisa saber que o seu bem mais precioso são os recursos humanos. É necessário que o futuro empresário conheça bem as funções de sua equipe. É preciso ter sempre em mente que os funcionários é que fazem a empresa.
O número de funcionários da empresa de eventos vai depender do porte da mesma. De acordo com Campos et al. (2000), a equipe de trabalho de uma agência de eventos é composta por profissionais de nível técnico, de apoio e operadores.

Nível técnico
São os engenheiros, técnicos de marketing e propaganda, técnicos de som, vídeo e iluminação, entre outros. Esse pessoal não precisa fazer parte do quadro fixo de funcionários da empresa, podendo ser contratado sempre que houver necessidade. É preciso fazer o cadastro desses profissionais, para que possam ser contatados, quando necessário.

Apoio
São os carregadores, recepcionistas, garçons, seguranças, pessoal da área médica, auxiliares de serviços gerais, ou seja, todos os profissionais contratados a cada novo evento. Podem ser contratadas pessoas físicas ou pessoas jurídicas. Devem ser contratados com antecedência de alguns dias para que recebam treinamento e sejam
providenciados uniformes. É importante ter um cadastro desses profissionais, para que sejam chamados, quando necessário.

Operadores
São os profissionais que trabalham na organização e operação da empresa de eventos. Fazem parte do quadro de funcionários fixos. São eles:

Assessor de comunicação e produção de publicidade e mídia: É ele quem providencia a publicação de notícias sobre a empresa em jornais, revistas e publicações setoriais. Também é o responsável pela coleta de notícias sobre o setor de eventos para atualização constante e para embasamento de futuros planejamentos. Faz pesquisa de mercado para conseguir novos clientes e cuida da divulgação de eventos da empresa.

Assistente de vendas: É o responsável pelas vendas da empresa. Ele também a divulga e capta eventos e clientes.

Auxiliar administrativo e RH: Auxilia todas as áreas, podendo haver auxiliares específicos para cada setor. Pode substituir seus titulares, quando necessário.

Auxiliar em informática: Responsável pela digitação e pela composição gráfica de textos.

Contatos: Fazem a promoção e a venda externa de eventos e, também, visitam clientes novos e antigos.

Controle e coordenação geral: É quem decide sobre todos os negócios e vendas da empresa. Faz o controle do caixa, das despesas e das receitas.

Mensageiro: É aquele que faz os pagamentos e recebimentos bancários, entrega e retirada de correspondências nos Correios, entrega e recebimento de documentos e correspondências para a empresa e para instituições e empresas externas, cobranças etc.

Secretária: Tem como função secretariar o coordenador geral e as reuniões, fazendo as atas. Também é ela quem recebe os visitantes que vêm fazer contato com o gerente e coleta informações para transmiti-las ao chefe, que pode, dessa forma, preparar sua argumentação antes da entrevista.

Segurança: Faz a segurança na empresa e é responsável pelo planejamento da segurança nos eventos.

Recepcionista: Recepciona os clientes, convidados, visitantes e fornecedores. É recomendável que tenha formação na área de recursos humanos.
Fonte: Adaptado de Campos et al., 2000.

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Conheça os principais fatores que devem ser levados em conta ao abrir sua Empresa de Eventos:

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