A terceirização das atividades tem se mostrado uma alternativa estratégica para muitas empresas, pois diminui os custos e aumenta a qualidade, sem contar que também elimina as burocracias internas com seu ramo de atividade.
Assim, a empresa pode focar quase ou exclusivamente em sua atividade-fim, ou seja, a razão de existir da mesma.
Na organização de um evento, vários serviços podem ser terceirizados, por meio da contratação de profissionais que não fazem parte do quadro fixo da empresa. O contrato dura o tempo necessário para a realização do evento.
De acordo com Campos et al. (2000), os seguintes serviços podem ser terceirizados:
Área médica: recomenda-se fazer um contrato com uma empresa que forneça assistência médica, ambulância e atendimento hospitalar para os participantes do evento, possibilitando atendimento durante o evento e até a remoção do paciente, se necessário.
Transportes especiais: pode ser necessário contratar uma empresa que faça transporte de valores ou de documentos importantes e, também, para fazer o transporte de participantes ou autoridades que participarão do evento.
Segurança: deve ser feito um contrato com empresas especializadas em segurança, quando a empresa de eventos não dispõe de pessoal treinado e em quantidade suficiente.
Bilheterias e caixas: a operação desses serviços pode ser feita por bancos e outras instituições financeiras.
Alimentação e bebidas: para cuidar de toda a parte de alimentação e bebidas, durante o evento, podem ser contratadas empresas prestadoras de serviço nessa área.
Idiomas: no caso de eventos internacionais, torna-se necessária a contratação de intérpretes e tradutores. Os idiomas mais requisitados são inglês e espanhol.
Recepção e informações: contratam-se recepcionistas por meio de agências especializadas, pois as empresas de eventos, geralmente, não possuem número desses profissionais em quantidade suficiente. Em eventos internacionais, os recepcionistas devem ser bilíngues.
Conservação e limpeza: deve-se contratar auxiliares de limpeza, quando a empresa de eventos não tem esse pessoal em quantidade suficiente e, ou a instituição que realiza o evento não fornece pessoal.
Cine e foto: contratam-se outras empresas especializadas na cobertura fotográfica e na filmagem do evento.
Operação de áudio e vídeo: pessoal encarregado da especificação, montagem e operação dos equipamentos de som e de vídeo.
Técnico de iluminação: os técnicos de iluminação se responsabilizam pela especificação e montagem dos pontos de luz e dos tipos de luminárias e lâmpadas usadas no evento.
Artífices de manutenção: exercem as funções de eletricista, pedreiro, bombeiro hidráulico, pintor, carpinteiro e outros que são necessários ao evento.
Auxiliar de serviços gerais: faz a conservação e limpeza, o transporte e a arrumação dos ambientes, em congressos e feiras. Auxilia, também, na montagem dos estandes.
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Conheça os principais fatores que devem ser levados em conta ao abrir sua Empresa de Eventos:
Como Montar uma Empresa de Eventos
Como Montar uma Empresa de Eventos - Plano de Negócio e Estrutura Física