Em grupo
Ao fazer reserva para um grupo, ou seja, um número de apartamentos igual ou superior a cinco, é preciso tomar um cuidado especial no momento de realizar o registro, pois está sendo envolvido um número maior de unidades e de pessoas. Geralmente, as negociações envolvem mais de um contato entre o coordenador do grupo e o encarregado da reserva do hotel.
É preciso conhecer o tipo de grupo e sua proveniência; comunicar ao coordenador as normas do hotel; estabelecer um prazo limite para envio da posição final do grupo; pedir ao coordenador que faça uma lista contendo os nomes e sobrenomes de cada membro e sua distribuição nos apartamentos. Deve ser repassado ao coordenador o que o hotel oferece ao grupo, como cortesia.
Também, é preciso requisitar a garantia da reserva do grupo através de um depósito antecipado até certa data e providenciar a assinatura de um contrato entre o hotel e o coordenador, onde constarão todos os itens referentes à hospedagem combinada.
Depois de definidos todos os itens, o atendente de reservas deve fazer o Instrutivo do Grupo, que se trata de um relatório contendo os tipos de apartamentos reservados, a distribuição dos hóspedes, informações sobre a forma de pagamento, nome do coordenador do grupo, refeições a serem servidas etc. Esse Instrutivo deve ser distribuído para todos os setores do hotel envolvidos, como recepção, governança, restaurante, telefonia e financeiro.
Combine antecipadamente para que o check-in do grupo seja feito separadamente, para não congestionar a recepção.
Individual
Os dados solicitados para reserva individual são:
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