Comunicação! O segredo das melhores secretárias e recepcionistas

Aprimorar as habilidades de comunicação é essencial para o sucesso na função de recepcionista

A arte da comunicação desempenha um papel crucial em nossa vida cotidiana, e aqueles que aspiram a se destacar como secretárias e recepcionistas devem compreender a complexidade e a importância desse processo. A comunicação não é uma via de mão única, onde o receptor da mensagem simplesmente a absorve passivamente. Pelo contrário, o ouvinte desempenha um papel ativo ao interpretar e reagir à mensagem, muitas vezes moldando seu significado com base em suas preocupações e referências pessoais.

Ana Paula Barbosa, uma especialista e professora no Curso CPT Treinamento de Secretária, destaca a complexidade da comunicação humana. Em diversas situações, podemos falar, mas não somos devidamente compreendidos, e, da mesma forma, às vezes, falhamos em ouvir o que as pessoas estão tentando nos transmitir. Isso acontece porque o significado captado pelo ouvinte pode diferir substancialmente da mensagem que o emissor pretendia transmitir. Portanto, aprimorar as habilidades de comunicação é essencial para o sucesso na função de recepcionista.

As recepcionistas e as secretárias estão constantemente envolvidas na comunicação, seja pessoalmente, durante reuniões face a face, ou através de interações telefônicas, ao lidar com clientes internos e externos das empresas. Através dessas interações, elas desempenham um papel fundamental no estabelecimento de relações de confiança e qualidade com os clientes. A comunicação é o alicerce do atendimento excepcional fornecido pelas melhores empresas, e é por isso que aprimorar essas habilidades é fundamental.

A comunicação se desdobra em dois principais códigos:

I- Comunicação Verbal
Este é o canal de transmissão da mensagem por meio da fala e da escrita. Para que a linguagem verbal seja eficaz na transmissão de mensagens, é crucial que o emissor escolha palavras cujos significados sejam compreendidos tanto por ele quanto pelo receptor.

II- Comunicação Não-verbal
Aqui, a mensagem é transmitida por meio de expressões corporais, gestos, olhares, posturas, vestuário e tom de voz.

É importante destacar que o impacto da comunicação não verbal é significativamente maior do que as palavras propriamente ditas. O tom de voz, a inflexão e a expressão facial respondem por impressionantes 93% da mensagem, enquanto as palavras em si representam apenas 7%. Portanto, para uma comunicação eficaz e impactante, é essencial que haja coerência entre os aspectos verbais e não-verbais.

Para criar um ambiente de respeito, confiança e colaboração, é fundamental que a comunicação seja assertiva, visando ao crescimento mútuo. A comunicação, tanto verbal quanto não-verbal, se combina para formar um estilo pessoal único para cada comunicador. A qualidade dos relacionamentos está intrinsecamente ligada à qualidade da comunicação.

Em última análise, compreender a complexidade e a importância da comunicação é essencial para aqueles que desejam se destacar como secretárias e recepcionistas. O aprimoramento das habilidades de comunicação é um investimento valioso que contribui para o sucesso profissional e pessoal.

Ana Paula Barbosa, uma psicóloga clínica e empresarial com pós-graduação em Educação Tecnológica, destaca a relevância deste treinamento especializado que pode abrir portas para um futuro brilhante como um profissional de recepção e secretariado.

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Por Silvana Teixeira.