Check list dá maior eficiência no acompanhamento e cumprimento das tarefas

Para captar recursos, o organizador do evento deve demonstrar ao potencial patrocinador as vantagens que o evento trará para o mesmo

Depois de fazer o planejamento do evento e de identificar todos os colaboradores e prestadores de serviço que estarão envolvidos na realização, é necessário fazer um check list, ou seja, um lista de atividades e tarefas, com seus respectivos responsáveis e prazos de entrega. O check list permite maior eficiência no acompanhamento e cumprimento das tarefas no prazo previsto.

Um modelo de check list deve possuir vários itens que são comuns para todos os eventos, e também, tarefas específicas para o acontecimento em questão. Segundo o professor Antônio Máximo Borba, coordenador técnico do curso Planejamento e Organização de Eventos, desenvolvido pelo CPT - Centro de Produções Técnicas, podemos dar destaque à definição da coordenação geral, das comissões, do tema, da marca e da data.

No curso, o professor Borba acrescenta que "além desses, a estratégia de divulgação e promoção, a definição dos patrocinadores, a elaboração do programa técnico, científico e social, a sonorização, iluminação, transporte e segurança, também devem ser incluídos na lista e ser checados de maneira adequada."

Para captar recursos, o organizador do evento deve demonstrar ao potencial patrocinador as vantagens que o evento trará para o mesmo, divulgando e firmando sua imagem junto ao público-alvo. A proposta de patrocínio deve ser enviada para a pessoa da empresa responsável pela área de marketing. Por isso, o patrocinador deve saber nomes e funções importantes dentro de cada empresa que irá contatar.

Confira um modelo de check-list para organização de um evento. Apresentamos alguns dos itens mais importantes para que o seu negócio dê certo.

Itens                                               Responsável                                Data de apresentação

=>Definição do núcleo de Coordenação Central

=>Definição das diversas comissões ou setores

=>Definição do tema

=>Definição da marca

=>Definição da data

=>Contratação do local de realização/bloqueio do hotel

=>Programação financeira Programação visual

=>Preparação de material gráfico (folder, cartaz etc.)

=>Estratégia de divulgação e de promoção

=>Definição de patrocinadores

=>Elaboração do programa técnico, científico, social etc.

=>Contratação dos profissionais convidados

=>Assessoria de imprensa

=>Sonorização

=>Fotocópias

=>Equipamentos necessários (retroprojetor, projetor de slides, data show etc.)

=>Iluminação

Em cada item você deverá preencher quem será o responsável e a data de apresentação de cada tarefa.

http://www.youtube.com/watch?v=hKgia8i05A4